| Ordre du jour |
- Point sur les actions de secrétariat
- Gestion des frais d’organisation (Balades, Rallyes, …)
- Liste de diffusion Yahoo
- Comment "rajeunir" le CA (modalité pour les scrutins électoraux)
|
|
- Formaliser le processus d'intégration des nouveaux adhérents
- Groupe de travail sur la démarche environnementale
- Planification de la Réunion de CA n° 2
|
| Actions secrétariat |
o Déclaration préfecture
La dernière Assemblée Générale a renouvelé trois membres du Conseil d’Administration. Le nouveau CA a élu son nouveau bureau. La dernière déclaration de composition du bureau à la préfecture date de 2010.
Il est nécessaire de communiquer les modifications du bureau à la préfecture dans les meilleurs délais.
Bruno effectue la déclaration par internet.
o Courriers
• Bruno prépare les factures (attestation de paiement) pour les remboursements des comités d’entreprises à partir de la liste des adhérents.
• Un modèle d’attestation lui a été remis pendant la réunion.
• Hervé prépare les cartes de membres.
• Bruno prépare les courriers de remerciement auxquels il joindra : le récapitulatif des réductions (JP Motos, Essonne Motos), la carte de membre, et l’attestation de paiement pour les CE.
• Bruno prépare les courriers de relance pour les anciens tontons 2013 qui n’ont pas encore renouvelé leur adhésion.
• Lolo renvoi l’adresse générique emile_tontons@yahoo.fr aux membres du CA qui n’ont pas d’adresse Yahoo.
• Lolo fera une « formation secrétariat » à Bruno.
|
|
o Mise à jour du site
• Herve publie le nouvel organigramme sur le site.
• Hervé publie les dates des balades 2014 avec les noms d’organisateurs déjà connus.
o Compte rendu de l’AG
Yan fait le CR de l'AG à partir des notes envoyées par Bilbo le lendemain de l'AG.
Le CR de l’AG est nécessaire pour effectuer le changement de trésorier auprès de la banque. |
| Gestion des frais d’organisation |
L’organisation des rallyes, et dans une moindre mesure les balades, peut générer des frais plus ou moins importants pour les organisateurs.
Jusqu’à présent, il a toujours été convenu que ces frais étaient pris en charge par les organisateurs.
• Balades : L’organisation d’une balade peut prendre un peu de temps mais ne génère que peu de frais pour son (ses) organisateur(s).
Eventuellement quelques frais de reconnaissance mais c’est ainsi depuis 15 ans et personne ne s’en est jamais plaint.
|
|
• Rallye : L’organisation d’un rallye prend plus de temps et peut générer des frais un peu plus importants pour l’équipe qui organise.
Pour les précédents rallyes, il n’y a eu aucune participation financière du club, il serait donc injuste de modifier les règles maintenant.
Toutefois, si les organisateurs peuvent réduire leurs frais grâce à des avantages en nature (hébergement ou autres), voire des aides financières externes, cela reste bien entendu possible mais en priorité pour les frais liés aux préparatifs et aux reconnaissances.
Il faut éviter que ces éventuels avantages aient trop d’impacts sur les prestations du rallye. |
| Liste de diffusion yahoo |
| La liste de diffusion Yahoo comprend beaucoup de membres qui ne sont plus adhérents et non actifs aux tontons depuis plusieurs années.
Beaucoup d’informations qui circulent sur la liste ne concernent que les adhérents. Il convient donc de faire un peu de ménage. |
|
Lolo prépare une extraction de la liste, identifie les membres qui ne cotisent plus depuis plus de deux ans et communique cette liste aux membres du conseil d’administration pour avis.
|
| Comment rajeunir le CA |
Force est de constater que le CA est toujours composé des mêmes tontons conseillers.
La grande majorité y est depuis plusieurs années.
Les nouvelles candidatures sont quasi nulles à chaque Assemblée Générale.
Finalement, on a le sentiment que c’est toujours un peu les mêmes qui bossent…
La modification des modalités de scrutin pourrait être une solution pour forcer un renouvellement progressif du CA en fixant de nouvelles règles comme par exemple :
o Limiter le nombre de mandats consécutifs
o Réunir le CA avant l’AG pour déterminer les membres démissionnaires volontaires ou non rééligibles
o …
|
|
Les membres du CA sont invités à réfléchir à d’autres solutions qu’ils proposeront lors du prochain CA qui se tiendra en juin. |
| Processus d’intégration des nouveaux adhérents |
L’arrivée d’un nouveau tonton dans l’association déclenche la réalisation de plusieurs tâches par différentes personnes :
o Transmettre le bulletin d’adhésion au trésorier
o Enregistrer ses coordonnées
o Encaisser la cotisation
o Ajouter le nouveau à la liste de diffusion Yahoo
o Transmettre son formulaire de licence au secrétaire piste
o Envoyer le formulaire de licence à la ligue
o …
|
|
Ce processus n’étant pas écrit, Bob se propose de le formaliser dans un outil type Visio ou équivalent. |
| Démarche environnementale |
Dans le dossier sponsoring 2014, nous avons initié une démarche environnementale visant à réduire l’impact de nos activités sur l’environnement.
Un des engagements pris concerne la création d’un groupe de travail chargé de coordonner et valoriser les bonnes pratiques en matière de préservation de l’environnement. |
|
Hervé s’est porté volontaire pour prendre la responsabilité de ce groupe de travail.
Il devra essayer de trouver d’autres volontaires et ils veilleront ensemble à enseigner et à inciter les Tontons à avoir de bonnes pratiques environnementales notamment pendant les manifestations de groupe. (Je ne pense pas qu'il soit juste de demander qu'ils veillent à faire respecter mais plutôt qu'ils doivent réfléchir aux améliorations à proposer en terme d'impact environnemental. Nous n'allons pas leur demander de faire les flics si ?). |
| Planification de la Réunion de CA n°2 |
| La prochaine réunion du Conseil aura lieu le 20 juin 2014 chez Bruno à Draveil.
Merci pour votre attention |
|
|
